Aplicaciones para gestión de proyectos TIC

Los servicios online de gestión de proyectos pueden servir a tu equipo para colaborar, estar enfocados, acatar el presupuesto y, fundamentalmente, para que tu proyecto sea exitoso. Gracias a la administración online, tu compañía puede manejar los proyectos completos, entre otras cosas, sin que existan demoras por falta de comunicación, roles de trabajo no del todo definidos y ausencia de rendición de cuentas.
Si bien existen infinidad de herramientas para la gestión de proyectos, daremos un vistazo sobre las que consideramos más importantes, destacando sus principales funcionalidades así como las ventajas y desventajas de su uso.

Qué buscar en un Administrador de Proyectos Online

Cuando buscas administradores de proyectos online que más se ajusten a tu negocio, lo primero que debes establecer es cómo quieres interactuar con el programa., así como decidir quien usará el servicio. Algunos servicios de administración de proyectos cobran mensualmente por usuario, por lo que si posees miembros internacionales en tu equipo o un grupo de trabajo por telefonía móvil, es esencial que lo sepas para contemplarlo en el presupuesto.

Las herramientas más valoradas

Trac: es un software libre que permite el seguimiento de errores y bugs, que provee herramientas como Timeline y Roadmap, además de permitir establecer diversos perfiles de usuarios y facilitar la delegación de tareas a los participantes de un proyecto.
Redmine: es un software libre, muy similar a Trac, que permite soportar múltiples proyectos, roles flexibles basados en el control de acceso, administración de noticias, documentos y archivos; notificaciones por correo electrónico y soporta distintas bases de datos, etc. Además, incluye Diagramas de Gantt, calendario, foros por proyecto y wikis. Su administración es bastante sencilla y permite establecer flujos de trabajo para una mejor gestión de proyectos.
Basecamp: es una herramienta paga, muy útil para proyectos genéricos, siendo ideal para realizar seguimientos a actividades de cara a clientes. Permite crear tareas, notificaciones automáticas por correo, marcar hitos en un calendario y adjuntar archivos. La simplicidad en la gestión y una interfaz directa, son su principal atractivo. Sólo vale la pena su uso en caso de manejar cierto número de proyectos concurrentes.
HiTask: sirve como administrador de tareas, así como para compartir archivos y crear informes basados en el tiempo o productividad. La interfaz y la forma de empleo es intuitiva, y dispone de servicio para móviles. Vale aclarar que para, acceder a las opciones de trabajo en equipo, hay que pagar una suscripción mensual.
Teambox: del cual está por salir la versión 4, posibilita la gestión de varios proyectos a la vez en equipos de trabajo y empresas de cualquier tamaño. Posee una versión gratuita para gestionar hasta tres proyectos. Dispone de chat, lista de tareas, paginas para proponer ideas, inserción de archivos, time tracking y herramientas sociales. Además permite la integración con google docs, google calendar, dropbox y tiene extensiones para Chrome. Una de sus desventajas es que no permite asignar tareas a más de una persona.
ActiveCollab: es un gestor de proyectos que se puede utilizar como producto y como servicio, aunque ambas modalidades son de pago. Dispone de diversas características que la tornan atractiva, como: Foros, hitos, checklists, ficheros, plantillas de proyectos, tickets, etc. Además, es compatible con dispositivos móviles. Una de las limitaciones es el idioma, la versión en inglés es la más utilizada.
Teuxdeux: es una aplicación gratuita, sencilla y de fácil uso. Más que un gestor de proyectos es, en verdad, un gestor de tareas que puede usarse para trabajo como en la vida personal. Agrupa las tareas en función al día en que pensamos efectuarlas, para después tacharlas una vez que las hayamos completado.
Doolphy: es una muy buena aplicación web, con una apariencia gráfica simple y muy fácil de usar. Con Doolphy es posible compartir información, archivos y documentos en cada proyecto, aunque no permite descripciones muy largas. Su principal ventaja es que permite hacer un seguimiento de los costes de cada proyecto.
Pivotal Tracker: es un servicio gratuito que tiene una marcada orientación a metodologías ágiles. Las tareas no son estimadas en horas, sino más bien en puntos, que establecen la velocidad del equipo. Se trata de una manera más humana de entender los proyectos. Puntos negativos: está completamente en inglés y es una cloud app, si no hay un enlace a la web no puede usarse.
JIRA: representa una de las herramientas de gestión de desarrollo que más se usan tanto en el ámbito Open-Source como privado. GreenHopper, por su parte, incorpora metodologías ágiles en JIRA ayudando a gestionar los procesos SCRUM.
Toggl: sirve para gestionar SCRUM y es más simple que JIRA. Permite tener el seguimiento de tiempo y optimizar nuestro rendimiento.
Hay una versión gratuita y otra de pago con opciones mas avanzadas. Este software rápido y fácil de usar, es ideal para aquellos que no cuentan con mucha experiencia en project management.
ClockingIT: es una aplicación muy completa y gratuita, que está muy orientada a tiempos y plazos. Posee funcionalidades envidiables, como gestión de proyectos, herramientas colaborativas, Gantt interactivos, imputación de horas, etc. y su interfaz es excelente. Constituye la opción más equilibrada para gestión de equipos y proyectos individuales.
Mantis: es una aplicación Open-Source realizada en php y mysql, muy fácil de instalar y flexible en su configuración. Es como un JIRA pero más customizable. Si lo que deseas es más una herramienta de bug tracking que un gestor de proyectos, ésta es la que buscas.
Highrise: es un CRM basado en software web, que funciona en coordinación con Basecamp. Está más orientado a temas comerciales y es poco operativo para gestionar grandes proyectos. Su uso es bastante complejo y tedioso.
Celoxis: es un buen programa que incluye opciones muy reales, como por ejemplos da alertas si un perfil está sobrecargado de trabajo, tiene opción de medir en tiempo real el tiempo usado en una tarea e imputarlo directamente y análisis de coste estimado vs costes reales, así como una serie de informes por defecto muy útiles para el análisis de rentabilidad y optimización de gestión de proyectos.

Otros gestores
Otras aplicaciones quizás menos conocidas que las anteriores son:
Trello, que ofrece un organizador online, que se actualiza en tiempo real, en el que pueden crearse tarjetas que contengan las tareas a realizar.
Por su parte, @Task es una herramienta bastante versátil, muy adecuada para la creación de un entorno donde los empleados y la administración puedan estar al tanto del progreso del proyecto.
Intervals es una buena opción para las pequeñas empresas y organizaciones que no requieren monitorear ningún recurso físico.
Mientras que Insight representa un sistema de cuentas para tener un estricto control sobre el gasto de software. Tiene una versión gratuita para hasta 3 usuarios y está integrado en su totalidad con Google

Por último, mencionaremos a Achievo, una aplicación gratuita muy enfocada a la gestión de trabajo de desarrollo y programación. Si bien, su implementación y administración es muy parecida a la mayoría de las aplicaciones de las que hemos hablado, no es una aplicación muy conocida.

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