Factura digital: rapidez y economía en su contabilidad

¿Trabaja usted para la administración? ¿Es proveedor de una empresa pública? Si su respuesta es sí, seguramente, ya sabrá que desde el pasado 15 de enero es obligatorio emitir electrónicamente las facturas dirigidas a los entes públicos, es decir, generar y enviar las facturas en formato electrónico (más información).

Las últimas innovaciones en la era digital han permitido dejar atrás la época en la que había que imprimir las facturas en papel y enviarlas por correo, dando paso a un nuevo sistema mucho más práctico y rápido que proporciona muchas ventajas tanto al emisor como al receptor, aunque todavía relativamente desconocido para muchos empresarios. Aún así, cada vez son más los que se deciden a usar la facturación digital en su día a día y para todos sus clientes, sean o no sean del sector público. Pero, vayamos por partes:

 

-. ¿Qué es una factura digital?

Una factura digital es, ante todo, una factura. Es decir, un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios, tal y como la describe el Gobierno en su página web dedicada a este tipo de facturación. La única diferencia radica en el hecho de que la factura digital se expide y recibe en formato electrónico, sin necesidad de imprimirse o enviarse en papel.

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-. ¿Cómo se pueden crear facturas digitales?

Las facturas digitales se realizan mediante software creado específicamente para este fin y, pueden emitirse en formatos de uso cotidiano, como PDF o XML , entre otros. Respecto al contenido, deben incluir el contenido legal exigible a cualquier factura (datos fiscales del emisor, del destinatario, servicios o productos subministrados, precios, unidades…)..

-. ¿Cuáles son las ventajas de las facturas electrónicas?

 La facturación electrónica implica muchas ventajas y un importante ahorro, tanto de costes como de tiempo. Éstas son algunos de los aspectos a tener en cuenta sobre este tipo de facturación:

  1. Es un sistema más rápido y económico: enviar una factura electrónica sólo requiere unos segundos, de modo que nuestro cliente puede recibir la factura prácticamente en tiempo real al envío, lo que permite un importante ahorro en costes y, sobretodo, en tiempo. Además, automatizar la facturación nos permitirá también reducir las copias de papel y el almacenamiento de las mismas.
  1. Mayor agilidad en la tramitación: al reducirse notablemente el tiempo de envío y recepción de la factura conseguiremos también una mayor agilidad en todo el proceso de tramitación, lo que también proporciona una mayor rapidez en el cobro.
  1. Alternativa legal a la factura tradicional en papel: la administración reconoce las facturas electrónicas como una alternativa legal a la factura tradicional en papel. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura convencional, por lo que no tendremos ningún problema si expedimos sólo nuestras facturas de forma digital.
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